Kỳ 2: Chọn nơi thực tập
Bạn đã chuẩn bị sẵn sàng cho kỳ thực tập. Vậy bạn đã chọn được nơi thực tập chưa?
Tâm lý thông thường của các bạn sinh viên là nhờ người quen giới thiệu nơi thực tập cho nhàn và dễ lấy dữ liệu báo cáo. Bạn có nghĩ thế không? Như đã nói ở kỳ trước, chỉ lấy dữ liệu cho báo cáo là mục tiêu không đáng để đặt ra.
Vậy nên, kỳ này tôi chỉ hướng dẫn cho các bạn các bước để đạt được mục tiêu xứng đáng hơn: Mục tiêu để có được 1 công việc trong hoặc ngay sau kỳ thực tập.
Các bước để có được vị trí thực tập phù hợp
Bước 1: Lập danh sách những nơi bạn muốn thực tập
Hãy là người chủ động. Bạn tìm hiểu qua bạn bè, thông tin trên mạng, qua người thân về các doanh nghiệp, tổ chức có công việc phù hợp với chuyên ngành học của bạn.
Đầu tiên hãy lập 1 danh sách 10 – 20 nơi bạn mong muốn thực tập. Danh sách này chia làm 3 nhóm theo thứ tự ưu tiên của bạn. Đừng ngại dù đó là ý chủ quan của bạn thôi, dựa trên những thông tin bạn có và ý thích của bạn. Danh sách này bạn mang đi hỏi ý kiến của các anh chị, người thân và có kinh nghiệm, các thầy cô giáo. Qua góp ý bạn rút ngắn danh sách xuống còn 5 doanh nghiệp, tổ chức bạn mong muốn thực tập nhất và nhớ lại xếp thứ tự ưu tiên nữa nhé!
Sau khi có được “Shortlist”, bạn hãy tập hợp thông tin đầy đủ nhất về 5 công ty/ tổ chức này.
Thông tin: doanh nghiệp thực tập
Thực tế trải nghiệm tôi thấy, phần lớn các bạn sinh viên không biết nhiều về doanh nghiệp nơi mình đến thực tập. Bạn thường chỉ biết tên công ty, lĩnh vực kinh doanh của công ty (thậm chí còn là lĩnh vực kinh doanh trước đây).
Chính sự thiếu hiểu biết của thực tập sinh về doanh nghiệp tạo cảm giác cho nhân viên công ty rằng: Các bạn chẳng biết gì cả!
Câu hỏi gợi ý lập Hồ sơ công ty
- Tên công ty viết đầy đủ? Tên thường được xã hội gọi? Tên thường được nhân viên trong công ty gọi? Thực tế có thể tồn tại hơn 3 cách gọi tên doanh nghiệp
- Ngành kinh doanh, sản phẩm chính, thị trường chính của công ty
- Lịch sử phát triển công ty
- Website của công ty: địa chỉ web, thông tin trên web, xếp hạng web
- Văn hóa doanh nghiệp và các hoạt động của doanh nghiệp ngoài các hoạt động sản xuất kinh doanh
- Cổ đông và Hội đồng quản trị công ty
- Ban giám đốc công ty
- Người quản lý trong phòng, ban bạn tham gia thực tập
- Và điểm cuối cùng là: ít nhất 3 điều tự hào của doanh nghiệp. Nó sẽ có ích trong cả quá trình giao tiếp của bạn ở doanh nghiệp
Bước 2: Làm hồ sơ xin thực tập
Đa số các bạn sinh viên không làm hồ sơ thực tập và cũng không có ý nghĩ rằng mình sẽ chọn nơi thực tập và tự tiếp xúc để xin thực tập nên hầu hết các bạn không quan tâm đến việc làm hồ sơ xin thực tập.
Bạn làm hồ sơ xin thực tập cũng là một lần thực tập xin việc vậy thôi. Thực tế xin thực tập dễ hơn xin việc nhiều lắm.
Hồ sơ xin thực tập bao gồm những gì?
1. Sơ yếu lý lịch
2. Bảng điểm (Có thể không yêu cầu nhưng có thì tốt hơn)
3. Giấy khai sinh
4. Đơn xin thực tập
5. Giấy giới thiệu của Trường
6. Thư giới thiệu của người có uy tín trong xã hội hoặc trong lĩnh vực chuyên môn bạn đang học/ hoặc trong ngành kinh doanh của doanh nghiệp bạn định xin thực tập
Trong Hồ sơ hầu hết đều có mẫu, chỉ có 2 phần bạn phải vận động suy nghĩ để làm tốt.
Đơn xin thực tập
Tôi không hướng dẫn cho bạn cách viết một cái đơn vì điều đó đã được học trong trường hoặc bạn cũng làm nhiều. Tôi chỉ hướng dẫn cho các bạn cấu trúc nội dung của Đơn mà thôi.
Phần 1: Tôi là ai? Học ở đâu? Chuyên ngành gì? Và năng lực sở trường của tôi là gì?
Phần 2: Tôi được biết doanh nghiệp từ bao giờ? Thông qua những kênh nào? Và vắn tắt thông tin về doanh nghiệp như Hồ sơ doanh nghiệp bạn đã tập hợp. Đặc biệt bạn nên ghi lại cảm xúc hoặc ấn tượng đặc biệt của bạn về doanh nghiệp, sản phẩm, cá nhân hoặc chương trình quảng cáo của doanh nghiệp. Điều đó giúp bạn tạo dấu ấn với người tiếp nhận hồ sơ và đọc hồ sơ của bạn. Nó chứng tỏ bạn thực sự quan tâm đến nơi bạn định đến.
Phần 3: Mong muốn của bạn: được thực tập ở vị trí nào? Bạn có thể làm gì ở vị trí đó? Bạn cam kết gì về tác phong làm việc và việc tuân thủ quy định của công ty?
Đừng quên khóa đơn bằng những lời cảm ơn và lời chúc đến doanh nghiệp và cá nhân người tiếp nhận đơn nhé!
Bước 3: Gặp doanh nghiệp
Bước này là bước mà thực sự bạn không biết phải làm thế nào phải không? Hầu như ai cũng từng như thế và việc viết lại những điều này cũng làm tôi thấy nhớ những ngày tôi tìm cách liên hệ đi thực tập. Việc đó thực sự thú vị!
Có 2 người có tác động lớn đến quyết định có nhận bạn vào thực tập hay không. Đó là trưởng bộ phận nhân sự và Trưởng bộ phận bạn định thực tập (Đối với doanh nghiệp, và tôi đang hướng dẫn cho các bạn tiếp cận với doanh nghiệp mà thôi.). Thông thường với những công ty có hệ thống phân quyền tốt thì chỉ cần 1 trong 2 vị trí chấp nhận thì người còn lại cũng không khó. Bởi vì người thực tập là tăng nhân lực cho công ty mà không tăng chi phí, nó không cần có trong kế hoạch phát triển nhân sự nhưng lại có lợi cho doanh nghiệp nếu thực tập sinh nghiêm túc.
Vậy bước đầu tiên bạn hãy lấy thông tin về 2 người bạn cần tiếp xúc. Bạn có nhiều cách lấy thông tin như: qua người thân, liên hệ trực tiếp qua điện thoại. Sau khi có thông tin về người phụ trách, bạn hãy gọi điển thoại cho một trong hai người để xin 1 cuộc gặp. Sau đây là mấy kịch bản gọi điện thoại làm ví dụ cho các bạn.
Kịch bản 1 – Gọi đến công ty
Bạn: A lô, em xin hỏi có phải là công ty X không ạ?
Doanh nghiệp: Vâng, bạn có việc gì ạ?
Bạn: Thầy A có giới thiệu em với anh B – trưởng phòng nhân sự công ty mình. Em xin phép gặp anh B, trưởng phòng nhân sự công ty 1 phút.
Doanh nghiệp: Anh B đi vắng, xin bạn gọi lại sau/ Xin bạn đợt một lát.
Lời bình: Thầy A có vai trò là người tạo niềm tin cho cuộc gọi của bạn. Có thể thay vào đó nhân vật mà bạn thân thiết và cũng có biết đến anh B hoặc không (Nhưng dù thế nào bạn cũng nên tạo niềm tin bằng nhân vật thứ 3, khi đối tượng cần gặp chưa biết bạn là ai)
Nếu không gặp được, bạn nên xin số cá nhân hoặc số máy lẻ đặt tại bàn của người cần gặp.
Kịch bản 2 – Gọi trực tiếp cho người cần gặp
Bạn: A lô, em xin hỏi có phải là anh/chị B – trưởng phòng nhân sự công ty X không ạ? (Chức danh)
Doanh nghiệp: Vâng, tôi là B đây?
Bạn: Thầy A có giới thiệu em với anh/chị. Em gọi để xin anh chị một cuộc gặp ngắn xin một cơ hội thực tập ở vị trí C trong công ty. Em có thể gặp vào 10h sáng thứ 5 được không ạ?
Doanh nghiệp: uhm….. sáng thứ 5 thì anh bận rồi.
Bạn: Vậy anh sắp xếp cho em vào 11h30 cuối giờ sáng thứ 6 được chứ ạ?
Doanh nghiệp: Ok! Em gọi lại cho anh vào sáng thứ 6 nhé
Bạn: Em cảm ơn anh rất nhiều!
Lời bình: Bạn chú ý 2 vấn đề:
1. Bạn cần chọn thời gian để có 1 cuộc hẹn chứ không để người ta lên lịch. Vì họ chưa biết bạn là ai? Quan trọng hay không? Và trên hết là người đi làm ở vị trí quản lý thường rất bận
2. Bạn cần đeo bám đến lúc có được lịch hẹn. Đừng ngại, vì đó có thể là minh chứng hùng hồn nhất cho sự nghiêm túc và mong muốn thực sự của bạn. Nếu không thể có một cuộc hẹn thì bạn cũng coi đây là cuộc diễn tập. Bạn đừng lo người ta nhớ mình, họ sẽ quên cuộc gọi đó hoặc cũng chẳng biết bạn là ai đâu.
Sau khi gặp được rồi thì đó là việc của bạn rồi. Tôi không thể viết ra đây bởi việc giao tiếp hiệu quả nếu được viết ra thì cả một quyển sách (mà nó có sẵn nhà sách rồi). Tôi chỉ có thể nhắc bạn vài điều cơ bản, rất cơ bản cần thể hiện trong cuộc nói chuyện với người có thể tiếp nhận bạn:
- Thể hiện hiểu biết về doanh nghiệp
- Sự nghiêm túc của bạn qua hồ sơ và thái độ của bạn
- Đừng quên đến cuộc hẹn với bộ trang phục nghiêm chỉnh và có phong cách “văn phòng” nhất mà bạn có.
Bạn có thể bắt đầu chuẩn bị cho kỳ thực tập được rồi.
Chúc các bạn thành công!